CLASE 1

GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS

GENERALIDADES SOBRE ADMINISTRACIÓN.

Nacen los primeros vestigios de la administración en la imposición de la voluntad de un solo individuo, al absorber todas las actividades necesarias para manejar su propio negocio; con los inconvenientes que ello trae consigo, pues este tipo de administración, implica el establecimiento de normas basadas en sus prejuicios y peculiaridades, así como en la experiencia personal o familiar en tal diligencia.

Sin embargo, los negocios que giran alrededor de una sola persona, únicamente pueden tener resultados razonablemente positivos, mientras las actividades que deban controlarse no sean numerosas. Conforme las empresas crecen, se hace necesario delegar funciones y responsabilidades, de tal suerte que el control de las operaciones, se efectúe a través de un orden perfectamente establecido y no sujeto exclusivamente al libre albedrío de un ser humano.

Federico W. Taylor, pensó que los problemas administrativos podían ser tratados siguiendo normas científicas, en vez de resolverlos arbitrariamente; pero no pudo estructurar en forma ordenada su idea, y fue Henry Fayol quien objetivó la Ciencia de la Administración, al precisar sus principios y establecer un orden científico en sus postulados, para finalmente, Peter Druker aportar otra estructura, diferente por Áreas y Niveles.

Administración, expuesta de manera sencilla y concreta, es “la búsqueda del óptimo aprovechamiento de los recursos con que cuenta una entidad, para el logro de sus objetivos”.Seis son las etapas más reconocidas (porque hay cuatro y cinco) en que se ha dividido el proceso administrativo, con el objeto de ordenar en forma adecuada las distintas actividades y funciones que se efectúan en la empresa, incluyendo la moderna, ellas son:

A.   previsión.

B.   Planeación.

C.   Organización.

D.   Coordinación o Integración.

E.   Dirección.

F.    Control.

Éstas a su vez, pueden agruparse en:

A.   Estáticas (por ser de estudio):

a)    Previsión.

b)    Planeación.

c)    Organización.

B.   Dinámicas (por ser desarrolladas en la práctica):

a)    Coordinación o Integración.

b)    Dirección.

c)    Control.

ETIMOLOGÍA Y CONCEPTO DE PRESUPUESTO.

La palabra Presupuesto se compone de dos raíces latinas:

PRE               =          que significa antes de, o delante de, y

SUPUESTO =          hecho, formado.

Por lo tanto, Presupuesto significa “antes de lo hecho”.

Debido a que el presupuesto representa, hoy en día, un instrumento importante para las empresas, el vocablo presupuestar se popularizó; pero a pesar de ellos la Real Academia Española de la Lengua, durante muchos años no la aceptó y mantuvo el criterio, de que debía usarse el verbo presuponer, para indicar lo referente a la formación de un presupuesto, sin embargo, en la decimanovena edición del Diccionario Académico, aparece incluido el verbo presupuestar; por lo que está bien dicho, por ejemplo: Resultados presupuestados, por se participio pasado.

En términos generales, la palabra Presupuesto adoptada por la Economía Industrial, es:

“La técnica de Planeación y Predeterminación de cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios”.

Refiriéndose a el Presupuesto como herramienta de la Administración, se le puede conceptuar, como:

“la estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo, en un período determinado”.

El presupuesto se puede definir también, como aquel plan de operaciones expresado en unidades monetarias que cubre un periodo específico de tiempo, generalmente un año. Un presupuesto es dividido entre los doce meses del año. Los presupuestos pueden ser preparados para cada uno de los departamentos de un negocio, por artículos del inventario, horas de mano de obra, y para el negocio como un todo. El término “plan de utilidad” se refiere al presupuesto para el negocio como un todo.

En suma, el Presupuesto “es un conjunto de pronósticos referentes a un lapso precisado”.

ORÍGENES Y EVOLUCIÓN DEL PRESUPUESTO.

Puede decirse que siempre ha existido en la mente de la humanidad, la idea de presupuestar, lo demuestra el hecho de que los Egipcios, antes de Cristo, hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo, con objeto de prevenir los años de escasez, y que los Romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados, para exigirles el tributo correspondiente. 

Sin embargo, no fue sino hasta fines del siglo XVII cuando el Presupuesto comenzó a utilizarse como ayuda en la Administración Pública, al someter el Ministro de Finanzas de Inglaterra a la consideración del Parlamento, sus planes de fastos para el período fiscal inmediato siguiente, incluyendo un resumen de gastos del año anterior, y un programa de impuestos y recomendaciones para su aplicación.

CLASE 2

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO.

El propósito del proceso de presupuestación es ayudar a la gerencia a planear y controlar las transacciones mercantiles, esto es, ayudar a la gerencia en las tareas básicas de: planeación, organización, coordinación, dirección y control.

Por lo anterior, los objetivos del Presupuesto son de Previsión, Planeación, Organización, Coordinación o Integración, Dirección y Control; es decir, comprenden o están en todas las etapas del Proceso Administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, que sólo los enmarcan en la Planeación y en Control, pocos agregan la Dirección. Por lo que, como a continuación se aprecia, en la inicial estructura mencionada, primero se cita un concepto general de la Etapa del Proceso Administrativo, para enseguida indicar el o los objetivos del Presupuesto en cada etapa:

De Previsión. (Preconocer lo necesario).

Concepto. Preparar de antemano lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.

Objetivo del Presupuesto: tener anticipadamente, todo lo conveniente para la elaboración y la ejecución del Presupuesto.

  

De Planeación. (¿Qué y cómo se va a hacer?).

Concepto. Camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades, por medio de las cuales se establecen los objetivos de la Empresa y la organización necesaria para alcanzarlos.

El Presupuesto en sí, es un plan esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que se pretenden llevar a cabo; pero desde luego que la obtención de resultados razonablemente correctos, dependerá de la información, básicamente estadística que se posea en el momento de efectuar la estimación, ya que además de los datos históricos, es necesario enterarse de todo aquello que se procura realizar, y que afecte de algún modo lo que se planea, para que con base en las experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a futuro. Entre los métodos más usuales para conseguirlo, está el de las tendencias y el de las correlaciones.

Objetivo del Presupuesto: planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con los objetivos.

De Organización. (¿Quién lo hará?).

Concepto. Estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles y las actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y los objetivos señalados.

Habiendo establecido los objetivos generales de la estructura de la Organización, podrán precisarse los departamentos, que indicarán las características de las unidades, tales como: ventas, producción, compras, finanzas, personal, etc., de acuerdo con las necesidades específicas. El agrupamiento de actividades equivale a establecer en la Institución divisiones y departamentos, mismos que dan lugar a elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales existan.

La elaboración de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, utilizando en este caso al Presupuesto como elemento para modificar la estructura del Negocio, en caso necesario.

Mediante el empleo de los presupuestos dentro de la Empresa, a través de la coordinación o dirección que se tenga de los mismos, es como se logra el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir.

Objetivo del Presupuesto: que exista una adecuada, precisa y funcional estructura y desarrollo de la Entidad.

De Coordinación o Integración. (Que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo general).

Concepto. Desarrollo, mantenimiento, y consecución armoniosa de las actividades de la Entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio, entre las diferentes secciones que integran su organización.

La influencia y característica coordinadora de los presupuestos, constituye un ayuda muy valioso para lograr este equilibrio, ya que para la elaboración del Presupuesto de un departamento, es necesario basarse o auxiliarse en los otros, de tal manera que se va creando una cadena de dependencia entre ellos, engranando así todas las funciones de la Institución.

Objetivo del Presupuesto: compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones, para que cumplan con los objetivos de la Entidad.

De Dirección. (Guiar para que se haga).

Concepto. Función ejecutiva para guiar o conducir, e inspeccionar, o supervisar a los subordinados, de acuerdo con lo planeado.

El presupuesto es una herramienta de enorme utilidad para la toma de decisiones, administración por excepciones, políticas a seguir, visión de conjunto, etc.; es decir, da lugar, El Presupuesto, a una buena dirección.

Objetivo del Presupuesto: ayuda enorme en las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto, así como auxilio correcto y con buenas bases, para conducir y guiar a los subordinados.

De Control. (Ver que se realice).

Concepto. Es la acción por medio de la cual, se aprecia si los planes y los objetivos se están cumpliendo.

La acción controladora del Presupuesto, se establece al hacer la comparación entre éste y los resultados obtenidos, lo cual conduce a la determinación de las variaciones o las desviaciones ocurridas; si bien, la simple determinación de las diferencias no es una solución, será necesario analizarlas con objeto de tomar las medidas convenientes para corregir, oportunamente las deficiencias existentes, o estimular los tinos resultantes.

Objetivo del Presupuesto: comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para hacer superaciones y correcciones antes de haber consecuencias.

CLASE 3

REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO.

Hablar del éxito de un presupuesto no quiere decir necesariamente que los resultados logrados hayan sido idénticos a los pronosticados, sería suficiente el haber obtenido una mejoría en el grado de eficiencia y seguridad con que se condujo la entidad. Sin embargo, para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración, como son:

Conocimiento de la empresa.

Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización y a sus necesidades; su contenido forma varían de una entidad a otra, principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar.

Exposición del plan o política.

El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto deberá exponerse en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los limites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.

Coordinación para la ejecución del plan o política.

Debe existir un director del presupuesto que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan. La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones.

Fijación del periodo presupuestal.

Otro de los requisitos que deberá tomarse en cuenta para la integración del Control Presupuestal, es la fijación del lapso que comprenden las estimaciones. La determinación de este periodo opera en función de diversos factores tales como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo del proceso productivo, las tendencias del mercado, etc.

Dirección y vigilancia.

Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan, con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes. El siguiente paso será hacer un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y, de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen, etc.

Apoyo directivo.

La voluntad en la implantación del presupuesto por parte de los directivos y su respaldo, es indispensable para una buena realización y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solamente informativo, sino que lo convierte en un plan de acción operativa  de patrón de medida con lo ejecutado.

CLASE 4

CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO.

Podemos observar las características del presupuesto en tres aspectos diferentes:

De formulación:

Adaptación a la Entidad.

La formulación de un presupuesto, debe ir en función directa con las características de la Empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos; esto es, la adopción de un sistema de control presupuestario, no puede hacerse siguiendo un patrón determinado, aplicable a todo tipo de compañías; además el presupuesto no es sólo simple estimación, su implantación requiere del estudio minucioso, sobre bases científicas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la compañía, en que se desea implantar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de las operaciones futuras, de acuerdo con la:

Planeación, Coordinación y Control de Funciones.

Todos los aspectos en la vida, aún los más sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan; así por ejemplo, planea la familia sus vacaciones, el artista sus cuadros, el fabricante sus productos, etc.; quien haya de formular un presupuesto debe por lo tanto, partir de un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no llevara a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se presenta alguna situación favorable, no, deben tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido; para lograrlo es imprescindible, coordinar y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar dicho objetivo.

Entre los aspectos recomendable respecto a este inciso, para el mejor funcionamiento del Presupuesto están:

a.         Seccionar en tantas partes el Presupuesto, como responsables en la función haya en la Entidad, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y el cumplimiento del Presupuesto, de tal forma, que cada área de responsabilidad, deba ser controlada por un presupuesto específico.

b.         Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean fácilmente comprobables, con el fin de compararlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones, y corregirlas o apoyarlas, en su caso.

c.         No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones.

d.         Elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables.

De Presentación:

A.   De acuerdo con las Normas Contables y Económicas.

Los presupuestos si se utilizan como herramienta de la Administración (Pública o Privada) tienen como requisitos de presentación indispensable, ir de acuerdo con las Normas Contables y Económicas (período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.) y de acuerdo con la estructuración contable, para efectos de comparación.

De Aplicación.

A.  Elasticidad y Criterio.

Las constantes fluctuaciones del mercado y la fuerte presión a que actualmente se ven sometidas las organizaciones, debido a la competencia, obligan a los dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos relativamente breves, de ahí que sea preciso que los presupuestos sean aplicados con elasticidad y criterio, debiendo éstos aceptar cambios en el mismo sentido en que varíen las ventas, la producción, las necesidades, el ciclo económico, etc.

Al respecto, el Boletín C – 12, párrafo 9, del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, indica que la palabra contingencia, “Es una condición, situación, o conjunto de circunstancias, que involucran un cierto grado de incertidumbre, que puede resultar a través de una acción futura, en que la adquisición o pérdida de Derechos, o en el origen y cancelación de Obligaciones con los Acreedores, que generalmente trae como consecuencia una utilidad o una pérdida”.

CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO.

Es común encontrar que existen distintos tipos o denominaciones de presupuesto, en realidad estas diferentes formas de llamarlo obedecen tan solo a características particulares del mismo. A continuación, se expone una clasificación de acuerdo a sus aspectos sobresalientes:

Por el tipo de empresa:

A.    Públicos. Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresa Descentralizadas,

etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.

B.  Privados. Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares, como instrumento de su Administración.

Por su contenido:

A.        Principales. Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares, de todos los presupuestos de la Entidad.

B.        Auxiliares. Son aquellos que muestran, en forma analítica, las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la Compañía.

Por su forma. (Fases alternativas que presente).

A.        Flexibles. Estos presupuestos consideran anticipadamente, las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad, por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias.

B.        Fijos. Son los presupuestos que permanecen invariables, durante la vigencia del periodo presupuestario o en el curso de varios. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la Institución a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido. Generalmente acontece en los países comunistas o totalitarios, o para efectos de comparación.

Por su duración.

La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos, dependerá del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos:

A.        Cortos, los que abarcan un año o menos, y

B.        Largos, los que se formulan para más de un año.

Ambos tipos de presupuestos son útiles y usados. Es importante, para los directivos, tener de antemano perspectivas de los planes del Negocio para un periodo suficientemente largo, y no se concibe ésta sin la formulación de presupuestos para periodos cortos, con programas detallados para el lapso inmediato siguiente.

Por la técnica de valuación.

A.        Estimados. Son los presupuestos que se formulas sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más o menos razonable, de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.

B.        Estándar. Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores (estimadas), representan los resultados que se deben obtener.

Por su reflejo en los estados financieros.

A.        De posición financiera. Este tipo de presupuestos, muestran la posición estática que tendría la Empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posición Financiera (Balance General) Presupuestada.

B.        De Resultados. Que muestra las posibles utilidades o pérdidas a obtener en un período futuro.

C.        De Costos. Se preparan tomando como base, los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un periodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por Costo Total o cualquiera de sus partes.

Por las finalidades que pretende.

A.        De promoción. Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y los egresos que hayan de efectuarse en el período presupuestal.

B.        De aplicación. Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos sobre la distribución de los recursos con que se cuenta, o habrá de contar la Empresa, según lo proyectado.

C.        De fusión. Se emplean para determinar anticipadamente, las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades o compañías filiales.

D.        Por Áreas y Niveles de Responsabilidad. Cuando se desea cuantifican la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles, en que se divide una organización.

E.        Por Programas. Este tipo de presupuestos es preparado normalmente, por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar, para levar a cabo los programas a su cargo.

F.        Base Cero. Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencia habidas.

Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las exigencias de actualización, de cambio, y por el aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea, pero sirve, entre otros aspectos, para evitar vicios, repeticiones, obsolescencia, etc.

G.       Tradicional. Es el clásico y normal que generalmente se utiliza, especialmente en la Iniciativa Privada.

De Trabajo.

Es el presupuesto común, utilizado por cualquier entidad. Su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes etapas puras:

A.        Previsión.

B.        Planeación.

C.        Formulación.

Presupuestos Parciales. Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento. Con base en ellos, se desarrollan los:

Presupuestos Previos. Son los que constituyen la fase anterior a la elaboración, sujetos a estudios y a la:

Aprobación. La formulación previa está sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes, de quienes afinan los presupuestos anteriores, para desembocar en el:

Presupuesto definitivo. Es aquel que finalmente se va a ejercer, coordinar y controlar en el periodo al cual se refiera. La experiencia obtenida con este tipo de presupuestos, dará lugar a la elaboración de:

Presupuestos Maestros o Tipo. Con este presupuesto se ahorra tiempo, dinero y esfuerzo, ya que sólo se hacen o ajustan los que tengan variación substancial, pero deben de ser revisados continuamente.

Cabe aclarar, que la clasificación anterior, pretende tan sólo presentar separadamente las características más importantes que poseen los presupuestos; dicha segregación no significa que cada una de las partes de la clasificación, es independiente de la otra, sino al contrario, pueden estar todas unidas en un Sistema de Control Presupuestal, o sea, que un solo presupuesto puede caer en varias o todas las clasificaciones. Por ejemplo, puede ser al mismo tiempo: Público, Principal, Fijo, Corto, Estándar, etc.

Los presupuestos: Flexibles, Gubernamental y Privado, por considerarlos de gran importancia, se presentan a continuación en forma un poco más amplia, dado que antes sólo se ha expuesto un concepto general.

Si bien, dista mucho de ser un estudio exhaustivo, se pretende proporcionar una idea más clara de los fines que se persiguen con la adopción de dichos tipos de presupuestos.

1.7       PRESUPUESTO FLEXIBLE.

El presupuesto flexible es en realidad una serie de presupuestos de costos, cada uno preparado para diferentes niveles de funcionamiento. Los niveles de actividad pueden expresarse en forma de unidades de producción, horas de mano de obra directa, horas – máquina, o cualquier otra base apropiada. Los presupuestos flexibles pueden ser preparados considerando dos formas particulares de presentación:

a.    En forma Tabular o por tablas. Bajo esta forma de presentación, se prepara un presupuesto flexible en donde se muestra el costo total para diferentes niveles de actividad. Dichos niveles de actividad se presentan en diferentes columnas como se muestra a continuación:

CONCEPTO	HORAS DE OPERACIÓN
	15,000	20,000	25,000	30,000
Materiales indirectos	$    45,000.	$    60,000.	$    75,000.	$    90,000.
Lubricación	37,500.	50,000.	62,500.	75,000.
Energía	20,000.	25,000.	30,000.	35,000.
Luz y calefacción	16,000.	21,000.	26,000.	31,000.
Mantto. Y Reparaciones	13,000.	16,000.	19,000.	22,000.
Depreciación	5,000.	5,000.	5,000.	5,000.
TOTAL	$ 136,000.	$ 177,000.	$ 217,500.	$ 258,000.

b.    En forma Analítica o Por fórmulas. Bajo esta forma de presentación, se prepara un presupuesto flexible en donde se muestran los diferentes conceptos que integran el costo total, en su parte fija y variable, como sigue:

CONCEPTO	PARTE FIJA	PARTE VARIABLE	FACTOR DE VARIACIÓN
Materiales indirectos Lubricación Energía Luz y calefacción Mantenimiento y reparaciones Depreciación	--- --- $ 5,000. $ 1,000. $ 4,000. $ 5,000.	$ 3.00 $ 2.50 $ 1.00 $ 1.00 $ 0.60 ---	Horas. Horas. Horas. Horas. Horas. ---
FÓRMULA DEL COSTO TOTAL	=         15,000 + 8.10 (Horas)

Los anteriores solo constituyen ejemplos para presentar un presupuesto Flexible.

Cabe señalar, que no cebe confundirse este presupuesto con la característica de elasticidad de que deban estar investidos los presupuesto en general. La elasticidad o flexibilidad, también está referida a los presupuestos fijos, para indicar que deban revisarse y adaptarse a las fluctuaciones constantes del mercado, obligando a la Administración a cambiar o a reconsiderar sus planes, cuando las situaciones que se presenten son distintas de las previamente estimadas.

CLASE 5

1.8       PRESUPUESTOS PÚBLICO Y PRIVADO.

Es necesario hacer la distinción entre ambos tipos de presupuestos. A la fecha aún se elaboran los Presupuestos Públicos con base en la idea de control de gastos; los Gobiernos hacen primero una estimación de los gastos que se hayan de originar debido a las necesidades públicas, y después planean la forma en que podrán cubrirlas, estudiando la aplicación de los ingresos, que habrán de provenir de la recabación de impuestos, de la obtención de empréstitos, y como último recurso de la emisión de papel moneda, que necesariamente ocasionaría inflación.

Las Empresas Privadas por el contrario, primero deben estimar sus ingresos, para, sobre esta base, predeterminar su distribución o aplicación, lo que ocasiona que la integración de su control presupuestal, sea más compleja y difícil de solucionar.

De lo expuesto, se deduce que la diferencia existente entre la presentación del Control Presupuestario Gubernamental y el Privado, nace de la distinta finalidad que ambas entidades persiguen. Tradicionalmente las compañías económicas privadas, tienen como fin primordial, el logro de utilidades. La concepción actual de Empresa Industrial, incluye como importante, además de la búsqueda de utilidades, otros factores, entre ellos, un superior beneficio social, al procurar la satisfacción adecuada de las necesidades de la región en que ésta se desarrolle (por medio de los artículos que produce), una mejor distribución de la riqueza (a través de la creación de fuentes de trabajo), etc.

Las empresas gubernamentales, sin embargo, no deben en caso alguno tener como finalidad la obtención de utilidades, sus funciones consisten básicamente en satisfacer las necesidades públicas, de la mejor manera posible, con el fin de lograr la estabilidad económica del País, cuya administración ha sido encomendada.

PRESUPUESTO TÍPICO DE GASTOS Y DE INGRESOS

(Resumen)

Variables:
1. Materiales Directos		$ 4’300,000.
2. Sueldos y Salarios Directos		2’200,000.
3. Otros Gastos Variables.		500,000.		$ 7’000,000.
Constantes:
1. Publicidad		$ 3’600,000.
2. Gastos Administrativos		900,000.
3. Intereses y Seguros		600,000.
4. Otros Gastos Constantes.		400,000.		5’500,000.
TOTAL DE GASTOS				$ 12’500,000.
UTILIDAD				2’500,000.
TOTAL DE VENTAS				$ 15’500,000.

PRESUPUESTOS DE INGRESOS.

El cómputo anticipado de los ingresos, es el primer paso en la implantación de todo programa presupuestal, en los organismos privados, ya que este renglón es el que proporciona los medios para poder llevar a cabo, las operaciones de la negociación. El presupuesto de ingresos está formado por los siguientes presupuestos:

• Presupuesto de Ventas.
• Presupuesto de Otros Ingresos.

A continuación se examina con mayor detalle cada uno de ellos, en el entendido de que por cada artículo, o cada línea, debe hacerse un trabajo de presupuesto como los que en seguida se indican:

Presupuesto de Ventas.

Antiguamente las ventas estaban consideradas y supeditadas a la habilidad y a la viveza de los vendedores; pero en la actualidad, con motivo de técnicas científicas aplicadas en la administración, como lo es en este caso la enorme gama integral de la mercadotecnia; ha desaparecido ese aspecto aleatorio, para dar lugar a especulaciones con mayor o menor precisión en los resultados; tan es así, que para poder determinar el Presupuesto de Ventas, se han encontrado en nuestros días, procedimientos diversos que sirven para prever casi en forma acertada las ventas, obtenidas por la experiencia lograda a través de los años, por la aplicación de técnicas de administración científica, y por las situaciones generales y particulares, que ayudan a la predeterminación de las mismas, como puede ser el “Lote Económico”, todos ellos son factores de diversos caracteres que marcan los procedimientos para el logro del Presupuesto de Ventas; dichos factores son:

A.     Específicos de Ventas.

Se clasifican a su vez en:

a)     De Ajuste. Se refieren a aquellos factores por causas fortuitas o de fuerza mayor, accidentales, no consuetudinarios, que influyen en la predeterminación de la venta.

Estos pueden ser:

§   De Efecto Perjudicial. Los primeros son aquellos que afectaron en decremento las ventas del periodo anterior, y que obviamente deberán de tomarse en cuenta para el presupuesto de los ingresos del ejercicio siguiente. Como ejemplo de estos factores, se pueden citar los siguientes: una huelga, un incendio, un paro, una inundación, un rayo, etc. Como lo anterior sucedió circunstancialmente, resulta conveniente apreciar qué acontecería si no se hubiera presentado.

§   De Efecto Saludable. Los segundos son aquellos que afectaron en beneficio a las ventas del periodo anterior, y que posiblemente no vuelvan a ocurrir, como ejemplos se pueden citar los siguientes: productos que no tuvieron competencia, contratos especiales de venta, situación o relaciones políticas, etc.

b)     De Cambio. Se refieren a aquellas modificaciones que van a efectuarse, y que desde luego influirán en las ventas, tales como:

§   Cambio de material, de productos, de presentación, rediseños, etc.

§   Cambio de producción, adaptaciones de programas de producción, mejorando las instalaciones de la empresa, etc.

§   Cambio de mercados, teniendo éstos como finalidad el estudio de la variación de moda, de la actividad económica, el desplazamiento de industrias, etc.

§   Cambio de los métodos de venta, se logra, mejorando los precios, los servicios, la publicidad, o aplicando mejores sistemas de distribución en los renglones referentes a las comisiones y las compensaciones.

c)      Corrientes de Crecimiento. Estos factores se refieren a la superación en las ventas, tomando en cuenta el desarrollo o la expansión efectuados por la propia industria, como lo es en forma importante también, el crédito mercantil, independientemente de otras ramas productivas con las que lógicamente se tendrá igualmente un incremento en las ventas.

B.     Presupuesto de ventas en Unidades y Valores.

Generalmente el Presupuesto de Ventas es el eje de los demás presupuestos, por lo que debe primeramente, cuantificarse en unidades, en especie, por cada tipo o línea de artículos, y una vez afinado o depurado, entonces se procede a su valuación, de acuerdo con los precios del mercado, regidos por la oferta y la demanda, o cuando no sea así, por el precio de venta unitario determinado, con lo cual se tiene el monto de ventas en valores monetarios.

C.    Fórmula.

PV      =          Presupuesto de ventas.

V         =          Ventas del Año Anterior.

F         =          Factores Específicos de Ventas.

                        a   =   Factores de ajuste.

                        b   =   Factores de cambio.

                        c   =   Factores corrientes de crecimiento.

E         =          Fuerzas económicas generales.

                        (% estimado de realización, previsto por economistas).

A         =          Influencia Administrativa.

                        (% estimado de realización por la administración de las empresas).

	PV  =  [(V ±  F) E] A

                                                           FÓRMULA DEL PRESUPUESTO DE VENTAS

Ejemplo (por cada producto):

V         =          Ventas del Año Anterior  =  $ 5’000,000.00

F         =          Factores Específicos de Ventas:

                        a   =   - 800,000.00

                        b   =   + 500,000.00

                        c   =   + 600,000.00

E         =          Fuerzas económicas generales  =  - 5%

A         =          Influencia Administrativa  =  + 10%

Substituyendo en la fórmula:

            PV      =          [ (5’000,000.00  +  300,000.00) 0.95 ] 1.10

            PV      =          (5’300,000.00  x  0.95) 1.10

            PV      =          5’035,000.00  x  1.10

            PV      =          5’538,500.00

CUADRO DEL PRESUPUESTO DE VENTAS

VENTAS DEL EJERCICIO ANTERIOR					$ 5’000,000.00
FACTORES ESPECÍFICOS DE VENTAS:
	a)	De Ajuste. Bajarán las ventas		-  800,000.00
	b)	De Cambio. Aumentarán las ventas		+ 500,000.00
	c)	Corrientes de Crecimiento		+ 600,000.00	+  300,000.00
			PRESUPUESTO DON FACTORES
			ESPECÍFICOS DE VENTAS		$ 5’300,000.00
FACTORES ECONÓMICOS:
Considera el economista que las ventas disminuirán un 5%					-  265,000.00
			PRESUPUESTO HASTA FACTORES
			ECONÓMICOS GENERALES		$ 5’035,000.00
FACTORES POR INFLUENCIA ADMINISTRATIVA
Se estima un aumento de 10%					+  503,500.00
			IMPORTE DE VENTAS DEL NUEVO
			EJERCICIO		$ 5’538,500.00

Obsérvese el error resultante de la aplicación de la “Fórmula del Presupuesto de Ventas”, tanto en los Factores Económicos como en los Factores por Influencia Administrativa, donde la base de aplicación debió ser sobre $ 5’000,000.00 y no de $ 5’300,000.00 y  $ 5’035,000.00, respectivamente.

 

Otro ejercicio (por cada producto).

Ventas del Año Anterior		$  9’000,000.00	=  V
Factor de Ajuste Saludable	+	600,000.00	=  a
Factor de Cambio	—	250,000.00	=  b
Factores de Crecimiento	+	10 %	=  c
Fuerzas Económicas Generales	+	8 %	=  E
Influencia Administrativa		Nada	=  A

	PV  =  [(V ±  F) E] A

Substituyendo:

PV      =          [(9’000,000.00  +  1’250,000.00) 1.08] 1.00

PV      =          10’250,000.00  x  1.08  x  1.00

PV      =          $  11’070,000.00

Tomando como base $  11’070,000.00, que es el resultado del ejercicio anterior (de un producto) y repartiéndolo arbitrariamente en meneses: el 60% de enero a junio, y del mes de julio a diciembre el 40%, como a continuación se indica:

MES	%
Enero	7	X   $ 11’070,000.00	$       774,900.00
Febrero	6	“	664,200.00
Marzo	9	“	996,300.00
Abril	15	“	1’660,500.00
Mayo	10	“	1’107,000.00
Junio	13	“	1’439,100.00
Julio	11	“	1’217,700.00
Agosto	9	“	996,300.00
Septiembre	5	“	553,500.00
Octubre	8	“	885,600.00
Noviembre	3	“	332,100.00
Diciembre	4	“	442,800.00
SUMAS	100		$ 11’070,000.00

El cuadro anterior es para el Presupuesto de Ventas del producto “X” del año “Z”. Zona Norte 35%; Zona Centro 45%  y  Zona Sur  20%.Los datos anteriores pueden ser representados a través de una gráfica de ejes cartesianos, en donde, el eje X mostraría los meses en que se divide el presupuesto, y el eje Y los pesos presupuestados de ventas para cada mes.

Después de la obtención del Presupuesto de Ventas, se puede dividir en meses, por zonas de venta o por líneas de productos, tomando para ello la acumulación de los datos estadísticos hasta el final del ejercicio. Además, es posible también formular una gráfica con los datos presupuestados por meses, en la que se pasarán los datos reales de ventas, para obtener así una comparación objetiva, gráfica, entre lo estimado y lo realizado, siendo posible investigar las causas de los alejamientos, a efecto de corregir y tratar de cumplir en su totalidad, con la cifra de ventas presupuestada.

Es conveniente precisar que el Presupuesto de Ventas es por lo general, la base de los demás presupuestos, pero también él se auxilia de otros.

En el caso en que lo que se elabora no abastezca el mercado, el presupuesto base es el de producción, ajustado por el financiero, esto acontece cuando no se tiene suficiente capacidad productiva para cubrir el mercado.

PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN.

Esta basado en el Presupuesto de ventas, ya que debe satisfacer sus requerimientos, considerando:

• Capacidad productiva de la planta.
• Disposiciones y limitaciones financieras.
• Accesibilidad a los elementos del costo, maquinaria, equipo, locales, instalaciones, etc.
• Requerimientos y/o políticas sobre inventarios.

La determinación de este presupuesto debe hacerse en dos partes (unidades y valores):

a)     Primera: en unidades; como quizá esté medida la capacidad productiva y la de los inventarios, deben calcularse las ventas y un inventario base (aquél al que se quiere llegar al finalizar el periodo, por resultar el ideal).

Ejemplo:

Datos: se tiene un Presupuesto de Ventas de 1’600,000 unidades; la Empresa considera ideal una rotación mensual de inventarios (doce al año) y se cuenta con un inventario real al final del ejercicio anterior de 135,000 unidades. Determinar el Presupuesto de Producción.

SOLUCIÓN

Determinación del Inventario Base:

Rotación Estándar  12   =	1’500,000 uds.
	X

Inventario Base  X   =	1’500,000 uds.	=  125,000 uds.
	12

Obtención del Presupuesto de Producción:

Presupuesto de Ventas	1’600,000 Uds.
Más:  Inventario Base	125,000 Uds.
SUMA	1’725,000 Uds.
Menos:  Inventario Inicial	135,000 Uds.
PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN	1’590,000 uds.

Según el dato anterior, en el siguiente ejercicio se tienen que producir 1’590,000 unidades para lograr una venta de 1’600,000 unidades, y terminar con un inventario de 125,000 unidades.

OTRO EJEMPLO (por cada tipo de artículos)

En el año “X”, se venden 800,000 unidades, más factor equivalente de ventas de 400,000 unidades (1’200,000 uds.) que se considera como presupuesto suficiente para el siguiente año.

Se supone que el inventario base para el siguiente año es de 200,000 unidades, pero el inventario real final de ese ejercicio es de 300,000 unidades. Determinar la rotación estándar y el monto de unidades de Presupuesto de Producción, para el año próximo.

SOLUCIÓN:

Rotación estándar   =	1’200,000 uds.	=  6
	200,000 uds.

Comparación entre el inventario base y el final.:

Inventario real	300,000 uds.
Inventario Base	200,000 uds.		100,000 uds.	(exceso)

Presupuesto de producción:

Presupuesto de Ventas	1’200,000 uds.
Exceso de Inventarios	100,000 uds.

De los ejemplos que anteceden se deduce la fórmula siguiente, para determinar este presupuesto:

	Presupuesto de Ventas
Más o Menos:	Diferencia de Inventarios (Inicial Real y Final Deseado)
Igual a:	PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN

Obtenida la cantidad de cada una de las unidades que se van a producir, en los periodos en que se divida al lapso presupuestal, para controlar la fabricación (semanal, mensual, trimestral, etc.) puede hacerse en base a las siguientes necesidades:

1.      Producción Uniforme. Los departamentos productivos requieren para facilitar su actividad, aprovechar su capacidad productiva y abatir costos,, fabricando grandes cantidades, estandarizando la producción, procurando el mínimo de cambios en el proceso, abatimiento de tiempos, etc., es por ello que se preferirá trabajar en un mismo volumen siempre, para que la producción tenga un comportamiento constante, lo cual se logra dividiendo la cantidad a producir entre los periodos en que se encuentra seccionado el control, pues cuando la elaboración tienen una actividad uniforme y constante, los inventarios de artículos terminado varían, dependiendo de las ventas.

EJEMPLO:

Presupuesto de Ventas                                           120,000 uds.

Rotación Estándar                                                             8 veces.

Inventario Inicial                                                          25,000 uds.

Inventario Base   =	120,000 uds.	=  15,000 uds.
	8  veces

Presupuesto de producción

110,000 uds.

           

              Presupuesto de Ventas                             120,000 uds.

              Menos: Excedente entre Inventarios

                            Real y Base                                      10,000 uds.

Y suponiendo que se tienen las siguientes ventas presupuestas:

ENERO	FEBRERO	MARZO	ETC.	TOTAL
9,000 uds.	11,000 uds.	10,000 uds.	........	120,000 uds.

Utilizando una producción promedio, se tendrá:

Producción promedio   =	110,000 uds.	=  9,167 uds.
	12  meses

8 meses de 9,167 uds.	=   110,000 uds.
4 meses de 9,166 uds.

	ENERO	FEBRERO	MARZO	ETC.
Inventario Inicial	25,000 uds.	25,167 uds.	23,334 uds.	.....
+ Producción Requerida	9,167 uds.	9,167 uds.	9,167 uds.	.....
SUMA	34,167 uds.	34,334 uds.	32,501 uds.	.....
- Presupuestos de Ventas	9,000 uds.	11,000 uds.	10,000 uds.	.....
INVENTARIO FINAL	25,167 uds.	23,334 uds.	22,501 uds.	.....

2.  Nivel Constante de Inventarios. Quizá por el tipo de instalaciones, sistemas productivos, necesidades de control, políticas de inventarios y sobre todo por costos que representan, se prefiera que sean constantes las existencias de inventarios, lo que mantendrá similitud de comportamiento entre producción y ventas.

3.      Flexibilidad tanto en la Producción como en los Inventarios. Tratar de desarrollar el equilibrio entre ventas, producción, finanzas e inventarios; periódicamente, para buscar los menores costos y las mayores utilidades, considerando:

§   Las políticas de inventarios.

§   Las necesidades de ventas.

§   La capacidad productiva.

§   Y otros fenómenos aleatorios, como periodos vacacionales, tendencias cíclicas de las ventas, disponibilidad de materiales, condiciones sindicales, etc.

Claro que esto último es complejo, para ello existen técnicas y métodos matemáticos, desde simples hasta sofisticados, que de momento no viene al caso ejemplificar.

Hasta este instante, sólo se han tratado ejemplos de producción terminada; la producción en proceso sigue los mismos lineamientos:

EJEMPLO:

		UNIDADES
	Presupuesto de Ventas			X
( + )	Inventario Final de Productos Terminados	X
( - )	Inventario Inicial de Productos Terminados	X		X
( = )	Presupuesto de Productos Terminados			X
( + )	Inventario Final de Producción en Proceso (Equivalente)	X
( - )	Inventario Inicial de Producción en Proceso (Producción Equivalente)	X		X
( = )	Presupuesto Total Equivalente de Producción			X

Una vez obtenido el Presupuesto de Producción en unidades, se procede a formular el calendario de elaboración, que es la determinación de las cantidades a producir mensual, bimestral, etc., para cubrir el programa de ventas, considerando el inventario base.

El calendario de producción deberá formularse tomando en cuenta las cantidades a vender, en las diferentes épocas o estaciones; sin embargo, es posible fijar una cantidad uniforme mensual, teniendo en cuenta siempre una existencia en inventarios que proteja con cierto desahogo las ventas mínimas mensuales.

En algunas ocasiones, cuando se produce bajo el control de Órdenes de Trabajo, las empresas acostumbran ajustar sus volúmenes de producción a los pedidos previamente conocidos, por cada tipo de artículos.